La gestión de proyectos de construcción es dura. Las partes interesadas te tiran de la camisa para que les informes de los avances, los datos financieros, las presentaciones, los calendarios, las solicitudes de información, y eso apenas roza la superficie. Hay cambios regulares en el diseño, el calendario y el plan, y todo el mundo tiene que estar informado. ¿No sería estupendo reducir el tiempo que se dedica a hacer llegar a los demás la información que necesitan?
«Por simple que parezca, disponer de la información adecuada es esencial para gestionar el estrés de la gestión de proyectos», afirma Esteban Corrales, director senior de soluciones técnicas de Autodesk y antiguo gestor de proyectos de construcción. «Los sistemas y herramientas adecuados pueden poner esa información delante de usted en lugar de tener que ‘Frankenstein’ información juntos de múltiples informes en su escritorio, hojas de cálculo en una pantalla de ordenador, o de un sistema ERP independiente.»
Para los gestores de proyectos, Autodesk Build es una herramienta esencial para mantener a todo el equipo del proyecto en la misma página, en cada fase. La solución hace que las tareas diarias, que consumen mucho tiempo, sean mucho más fáciles de completar y que los flujos de trabajo sean más fluidos. Esto se debe a que la tecnología adecuada se adapta a las necesidades del proyecto y de las personas que lo respaldan.
1. Deje que su equipo sugiera actualizaciones del calendario
Los retrasos en los proyectos y las actualizaciones continuas del calendario son más habituales de lo que nos gustaría, pero son una parte asumida de la construcción. Sin embargo, muchos siguen comunicando las actualizaciones del calendario de construcción con soluciones anticuadas o desconectadas. Dado que los calendarios de los proyectos se componen de miles de actividades, mantenerse al día mediante impresiones no es tarea fácil.
Cuando se consigue hacer las cosas bien en el último cronograma, éste suele estar desfasado para cuando se distribuye. Este proceso tan manual deja a los equipos de proyecto luchando por mantenerse al tanto de las actividades del cronograma y comunicar todos los cambios que requieren atención.
Los equipos necesitan una forma mejor (es decir, más fácil) de conectarse e interactuar con el calendario a medida que cambia a lo largo del proyecto. En lugar de marcar manualmente los archivos PDF para enviarlos de un lado a otro entre los programadores y el equipo del proyecto o intentar localizar el estado de un cambio solicitado mediante interminables llamadas telefónicas y cadenas de correos electrónicos, utilice la herramienta de planificación de Autodesk Build.
La herramienta de planificación de Autodesk Build centraliza todas las solicitudes de actualización de la planificación. Mejora significativamente la colaboración y las conversaciones en torno al programa maestro. Sugerir actualizaciones del cronograma facilita la colaboración en actualizaciones importantes del cronograma del proyecto. Las sugerencias se hacen en la web, pero el equipo de campo puede ver las sugerencias de programación en las actividades en iOS para ayudar a facilitar la conversación en torno a las sugerencias.
El proceso de revisión y aprobación de las sugerencias de horarios se agiliza, de modo que los gestores de horarios pueden estar al tanto de todas las sugerencias en un solo lugar, para que nada se pierda, creando una sólida pista de auditoría. Nota: Para que las actualizaciones sean visibles en un horario, el gestor de horarios debe actualizar el horario en una herramienta externa de creación de horarios y, a continuación, importar la versión actualizada.
2. Conecte a las personas adecuadas en función del tipo de RFI
El tiempo que se tarda en responder a una solicitud de información casi siempre conlleva el riesgo de que se produzcan retrasos en el calendario. Y lo que es peor, los interesados ni siquiera saben que hay algo a lo que responder. Los directores de proyectos de construcción tienen que esforzarse por localizar a las personas cuando esa parte del proceso podría haberse automatizado fácilmente.
En Autodesk Build, puede predefinir coordinadores o revisores predeterminados en función del tipo de RFI. Por ejemplo, puede establecer que el ingeniero eléctrico de un proyecto sea el revisor predeterminado de las RFI eléctricas. De este modo, estarán incluidos en el RFI desde el principio.
Los administradores de proyecto pueden configurar esto para sus equipos y, cuando un usuario crea un RFI, selecciona el tipo de RFI específico. A continuación, los coordinadores o revisores correspondientes reciben automáticamente una notificación de las actualizaciones necesarias.
3. Facilite a todos la creación de informes
Las entregas son esenciales para cualquier proyecto de construcción porque ofrecen a los profesionales del diseño una visión muy detallada de los planos, equipos, materiales y mucho más. Suele ser un proceso largo y tedioso, en el que a veces hay miles de partidas individuales en un registro de envíos a la espera de revisión y aprobación.
En primer lugar, crear un registro de entregas no tiene por qué ser una hazaña olímpica. Con AutoSpecs en Autodesk Construction Cloud, puede crear un registro de entregas a partir de un libro de especificaciones al inicio de un proyecto. Tanto si su libro de especificaciones tiene 100 páginas como 1.000, la herramienta le permite crear una hoja de cálculo descargable y precisa con todos los elementos del registro de presentación de su proyecto en cuestión de minutos, ahorrándole tiempo y eliminando la posibilidad de errores.
Además, es inevitable que surjan preguntas mientras el arquitecto y los equipos de diseño trabajan en la presentación, por lo que tiene la oportunidad de crear su propia portada de presentación con información clave. Tiene la opción de utilizar una portada en blanco, cargar la suya propia o utilizar una que ya esté planificada en el software. Las carátulas de presentación planificadas repasan la información relevante para una presentación.
La portada incorporada incluye:
Nombre
Estado
Sección
Fecha de entrega
Contratista responsable
Los miembros también pueden anotar y añadir sellos al documento (véase el siguiente punto de esta lista). Esto le ayuda a usted y a su equipo a cumplir con cualquier requisito contractual que tenga. esta lista). Esto le ayuda a usted y a su equipo a cumplir con cualquier requisito contractual que tenga.
4. Automatice los tediosos flujos de trabajo de presentación de documentos
En el pasado, las presentaciones se componían de muchos documentos que tenían que ir manualmente del campo a la oficina. Incluso con la tecnología, los flujos de trabajo seguían dependiendo de un software de edición de PDF independiente para completar el flujo de trabajo. Esto, por supuesto, requería tiempo y esfuerzo adicionales, lo que alargaba el proceso de presentación.
Obviamente, es más rápido anotar las presentaciones dentro de la tecnología que ya está utilizando. Así, en Autodesk Build, puede utilizar los sellos incorporados en el software. También tiene la opción de cargar sus propios sellos, para que estén en consonancia con su propio lenguaje.
Con los sellos incorporados, puede pasar los envíos al siguiente revisor mucho más rápido, evitando retrasos en el flujo de trabajo. Además, serán coherentes y garantizarán que todas las presentaciones se ajusten a las directrices de cada proyecto.
5. Permitir respuestas RFI por correo electrónico (incluso sin una licencia Build)
Cuando su plataforma de construcción no coincide con la de otra persona del equipo del proyecto, por ejemplo, otro contratista, es normal que surjan problemas de flujo de trabajo. Esto puede frenar el progreso si no se responde a las solicitudes de información de alto riesgo.
Las partes interesadas ya no necesitan iniciar sesión en Build para responder a una solicitud de información. Pueden responder directamente a la notificación por correo electrónico que han recibido. Esto permite a las partes interesadas acelerar los tiempos de respuesta a las solicitudes de información, tanto si tienen una licencia de Autodesk Build como si no.
La respuesta se registra automáticamente en Autodesk Build, lo que permite a los jefes de proyecto supervisar rápidamente el progreso de la solicitud de información.
[Consejo adicional] Edite el orden del día de las reuniones a través del móvil
Las reuniones de construcción se celebran en cualquier lugar y en todas partes, especialmente sobre el terreno. Y no poder disponer de un ordenador portátil es normal cuando uno se desplaza tanto como director de proyecto. Con lo rápido que viaja la información entre los miembros del equipo, es demasiado fácil pasar por alto puntos de discusión críticos en una reunión si no están claramente documentados. Rápidamente, una gran reunión puede dejar de aportar el valor necesario a los participantes.
Por eso, en Autodesk Build, puede editar fácilmente la agenda de la reunión desde su dispositivo móvil. No es necesario ir a la caravana o sacar el portátil en un lugar de trabajo ajetreado. Esta función hace que cada reunión sea más valiosa para los participantes, ya que pueden seguirla más fácilmente y añadir valor a la reunión con la agenda más reciente.