A medida que avanza un proyecto de construcción, las reuniones recurrentes son una parte necesaria del trabajo diario y semanal. Desde las reuniones de OAC hasta las de seguridad, y desde las de progreso hasta las de estado, controlar toda la logística de las reuniones en cuanto a organización y orden del día lleva mucho tiempo.
En Autodesk, los jefes de proyecto y los superintendentes nos han comentado lo frustrante que puede resultar tener que configurar una y otra vez las mismas agendas de reuniones desde cero en cada nuevo proyecto. Por esta razón, estamos encantados de compartir más acerca de la función recientemente lanzada y muy solicitada en Autodesk Build y BIM Collaborate: Plantillas de reuniones.
Ahora, los administradores pueden crear plantillas de agenda preestablecidas para esas reuniones estándar de proyectos de construcción, como reuniones de OAC, reuniones de estado, charlas de herramientas, y los miembros del equipo pueden utilizar esa plantilla para crear nuevas reuniones.
Autodesk ha simplificado la organización de reuniones – Cómo funciona
En la Biblioteca, los administradores de cuentas pueden crear una agenda de reuniones y guardarla como plantilla. A partir de ahí, los administradores pueden seleccionar los proyectos en los que estará disponible.
Cuando se habilita una plantilla de reunión en un proyecto, los miembros del proyecto pueden aplicar esa plantilla a una nueva reunión para rellenar al instante el orden del día. El título, la descripción y los temas de la reunión se rellenarán en función de lo predefinido en la plantilla.
¿Cómo ayudan las plantillas de reuniones?
¿Cómo mejoran las plantillas de reuniones los flujos de trabajo de las reuniones de proyecto? Exploremos un par de formas clave:
Acelerar la configuración del proyecto. Los jefes de proyecto y los superintendentes disponen ahora de una forma más rápida de configurar todas sus reuniones de proyecto recurrentes estándar. En lugar de tener que recrear las mismas reuniones una y otra vez, en cada proyecto, los gestores de proyectos, superintendentes y coordinadores de proyectos pueden crearlas en un instante con las plantillas de reuniones.
Establezca normas. Unas normas de proyecto coherentes ayudan a que los proyectos se desarrollen sin problemas, con expectativas y operaciones coherentes. Las plantillas facilitan a los equipos de proyecto y a los contratistas el establecimiento de normas sobre cómo se desarrollan y documentan estas importantes reuniones, de un proyecto a otro. Cuando existen normas sobre cómo se documentan las actas de las reuniones en todos los proyectos, es más fácil para los equipos mantenerse informados.
Cómo empezar.
He aquí un breve resumen: